Teams vai SharePoint?

Onko teillä O365 käytössä, mutta porukka ei tiedä tulisiko käyttää Teamsia vai SharePointia? Oletteko ottamassa käyttöön Teamsia ja pohditte, mitä teidän tulisi ottaa huomioon? Vai oletteko jo ottaneet Teamsin käyttöön, mutta jokainen tiimi käyttää sitä omalla tavallaan?

Olen kuluneen vuoden aikana tavannut useita suomalaisia tietohallinnon edustajia ja keskustellut paljon Teams ja O365 palveluiden käytöstä. Useimmilla organisaatioilla tuntuu olevan sama pohdinta menossa – miten Teamsia tulisi käyttää, mitä sinne tulisi laittaa ja kenen toimesta? Mitä Teamsin käyttöönotossa tulisi huomioida? Ja mitä toiminnallisuuksia tulisi ottaa käyttöön?

Marraskuussa sain ilon keskustella aiheesta erittäin innostuneen porukan kanssa. Keskisuureen kokoluokkaan kuuluvassa yrityksessä oli selvästi ymmärretty Teams ja O365 palveluiden tarjoamat mahdollisuudet ja siksi projektiin oli nimetty ihmisiä eri osastoilta. Palaverissa edustettuna olivat ainakin HSEQ, hankinta, viestintä, ylin johto ja tietysti IT. Mutta toisin kuin monessa muussa organisaatiossa Teams ja Online SharePoint käyttöä pohtivat tosissaan liiketoiminnan edustajat, heillä kun on kuitenkin se paras ymmärrys liiketoiminnan tarpeista.

Organisaation tilanne oli osaltaan varsin tyypillinen – paljon tarpeita, paljon materiaalia ja mahdollisuus hyödyntää O365 palveluita, mutta ei tarvittavaa ymmärrystä O365 palveluiden rakenteesta, jotta osattaisiin päättää, mitä laitetaan, mihin ja miten?

Teams ja Online Sharepoint palveluita voi käyttää monella tavalla, eikä ole olemassa yhtä oikeaa rakennetta tai yhtä oikeaa tapaa ja tämä tuntuu sekoittavan monia organisaatioita. Olisi monella tapaa helpompaa, kun olisi vain yksi ainoa oikea vaihtoehto. Mutta koska organisaatiot ja liiketoiminnat ovat erilaisia, niin ei ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa tapaa, eikä kukaan ulkopuolinen voi sanoa täysin varmasti, mikä on kullekin organisaatiolle paras tapa.

En ole tekninen asiantuntija, enkä väitä tuntevani kaikkia tässä maassa toimivia liiketoimintoja, mutta omien käyttökokemusten, oman organisaation osaamisen, asiakkaiden kokemusten ja näkemysten pohjalta suosittelisin huomiomaan muutaman asian Teams ja SharePoint käyttöönotossa:

  1. Hankkikaa teknistä osaamista O365 palveluista. Esimerkiksi hyödyntämällä kumppaneita tai kouluttamalla omaa väkeä.
  2. Miettikää asioita oman talon toiminnan kautta ja laatikaa talon sisäiset ohjeet/linjaukset.
  3. Intran osalta SharePoint on paikallaan. Miettikää, tarvitsetteko kaupallisen intraratkaisun vai riittävätkö SharePoint sivujen tarjoamat mahdollisuudet (pienelle talolle luultavasti riittävät).
  4. Päättäkää, mitä tarjotaan intran kautta kaikille. Esimerkiksi koko henkilöstöä koskevat ohjeet, tiedotteet ja hyödylliset linkit.
  5. Hyödyntäkää Teamsiä tiimien sisäiseen työskentelyyn ja sisäiseen tiedon jakamiseen.
  6. Päättäkää, mitkä ovat pysyvät tiimit kuten HR, taloushallinto ja luokaa niihin kaikkiin mahdollisimman pitkälle sama perusrakenne (kanavat, välilehdet jne.).
  7. Huolehtikaa keskeisten tiimien käyttöoikeudet kuntoon (omistajat, käyttäjät).
  8. Kouluttakaa käyttäjät tekemään asioita talon tavalla!
  9. Käyttäkää!

PS. Sitten kun Teams tai SharePoint toiminnallisuudet eivät enää riitä täyttämään organisaation tarpeita, niin ota yhteyttä ja pohditaan yhdessä, mitä asialle olisi tehtävissä.

Kirjoittaja on T-Basen toimitusjohtaja Johanna Eskola, joka uskoo avoimuuteen, tiedon jakamiseen ja tiimityöskentelyyn.