Useissa organisaatioissa hyödynnetään Exceliä säännöllisessä raportoinnissa. Excel on työkaluna helppokäyttöinen ja vapaasti muokattava, mutta sen käyttö aiheuttaa usein runsaasti manuaalista työtä. Power BI (business intelligence) on Microsoftin helppokäyttöinen ja ketterä raportointi- ja analysointityökalu, jolla voidaan hakea, yhdistellä ja visualisoida dataa useista eri tietolähteistä.
1. Mikä on Power BI?
Power BI on Microsoftin kehittämä pilvessä toimiva business intelligence työkalu eli raportoinnin ja analytiikan ratkaisu. Sen avulla on mahdollista hakea, yhdistellä ja visualisoida dataa useista eri tietolähteistä, kuten järjestelmistä, tiedostoista ja pilvipalveluista tai vaikka sosiaalisesta mediasta.
Microsoftin Power BI on monipuolinen raportoinnin ja analysoinnin työkalu ja siksi se on yksi yleisimmistä yritysten käyttämistä BI-ratkaisuista.
2. Mihin ja kenen käyttöön Power BI soveltuu?
Power BI soveltuu monipuolisesti erilaisten ja erikokoisten organisaatioiden raportointi- ja analysointitarpeisiin. Sen käyttö vaihtelee laajasti jopa yksittäisen henkilön käytöstä suuriin organisaatioihin.
Power BI soveltuu monen käytettäväksi eikä välttämättä vaadi kokenutta IT-asiantuntijaa tekemään raportteja. Hyvällä perehdytyksellä raporttien tuottaminen onnistuu keneltä vain siinä missä Excel–raportointikin. Säännöllisessä raportoinnissa Power BI:n avulla tehty raportointi säästää käyttäjän aikaa, kun raportointipohja laaditaan vain kerran. Toisaalta Power BI:tä voidaan hyödyntää myös yksittäisten ad hoc- selvitysten tekemiseen helpommin kuin perinteisiä raportointiratkaisuja.
Useimmissa organisaatioissa voi olla tarpeen tehdä Power BI -järjestelmään valmiiksi tietomalli taustalle, jonka pohjalta esimerkiksi analyytikot ja controllerit voivat muodostaa eri tarpeisiin raportteja.
3. Millaista osaamista Power BI:n käyttö vaatii?
Power BI:n peruskäytön oppiminen ei vaadi käyttäjältä erityistä teknistä osaamista. Mikäli käyttäjä tuntee Excelin perusteet, on Power BI ohjelmistoa helppo oppia käyttämään. Keskeistä on ymmärtää, mitä raportoinnilla ja analysoinnilla halutaan saavuttaa.
Alkuun pääsemiseksi on suositeltavaa sekä hyödyntää sopivia koulutuksia että tarvittaessa ottaa toteutukseen mukaan ulkopuolinen konsultti. Kouluttautumalla voi säästää useita työpäiviä, kun löytää heti keskeiset toiminnallisuudet. Hyödyntämällä ulkoista konsulttia tekniseen toteutukseen on mahdollista itse keskittyä varmistamaan, että ratkaisu vastaa oikeaan tarpeeseen.
4. Mitä Power BI maksaa?
Power BI:n käytön aloittaminen onnistuu ilmaisella Power BI Desktop -ohjelmalla, joka asennetaan paikallisesti tietokoneelle. Desktop -ohjelmalla voidaan muodostaa yhteys moniin eri tietolähteisiin sekä muuntaa ja visualisoida dataa. Ilmainen Desktop -ohjelma riittää yhdelle käyttäjälle.
Kun raportteja halutaan julkaista muille käyttäjille, tulee käytössä olla Power BI Pro -lisenssit, joiden hinta tällä hetkellä (elokuu, 2019) on 8,40 €/hlö/kk. Suurille organisaatioille on olemassa Premium lisenssi, alkaen 4 200 €/kk, jossa käyttäjärajoituksia ei ole. Ajantasaiset hinnat voit tarkastaa Microsoftin sivuilta.
5. Mitä Power BI toteutuksissa tulee huomioida?
Power BI toteutuksissa tulee huomioida raportointi- ja analysointitarve, eli mitä tietoa halutaan tarkastella ja kenelle julkaistun raportin halutaan näkyvän – onko tieto sellaista että, raportin näkyvyyttä on syytä rajata pienemmälle ryhmälle? Vai saavatko kaikki käyttäjät nähdä raportin?
Aloitettaessa uutta Power BI kokonaisuutta kannattaa hyödyntää aikaisemmista hankkeista kertynyt osaaminen ja ottaa toteutukseen mukaan kokemusta, joko talon sisältä tai sopivalta kumppanilta. Tällä tavalla ei tarvitse hukata aikaa teknisten yksityiskohtien ihmettelyyn vaan voidaan keskittyä olennaiseen. Power BI hankkeessa on hyvä olla mukana loppukäyttäjiä, joilla on näkemystä halutuista raporteista.
6. Entä mitä on huomioitava teknisestä näkökulmasta?
On varmistettava, että raporttia tekevällä on oikeudet tietolähteisiin, joista tietoa tarvitaan raportin muodostamiseen.
Voi olla tilanteita, joissa eri tietolähteistä haettaessa tietoa joudutaan muotoilemaan uudelleen raporttia varten. Tällainen data voi olla esimerkiksi päivämääräkentät, jotka voidaan haluta muuttaa vuosiksi. Tämä onnistuu helposti Power BI:n funktioilla.
Mikäli halutaan panostaa visuaaliseen ilmeeseen on Power BI raportteja mahdollista muotoilla yrityksen ilmeen mukaisiksi. Power BI:ssä on sisäänrakennettu mobiiliominaisuus, jonka ansiosta raportteja voidaan tarkastella sellaisenaan mobiililaitteilla. Mikäli mobiilikäyttö on runsasta, kannattaa raportit suunnitella alusta asti mobiililaitteilla katsottaviksi.
Artikkelin tuottamiseen on haastateltu T-Basen Tero Ramua, jolla on vuosien kokemus business intelligence ratkaisuista.
Ota yhteyttä
Mikäli olet kiinnostunut Power BI:stä ja haluat keskustella tarkemmin, miten organisaatiosi voisi hyödyntää Power BI:tä raportointi- ja analysointitarkoituksessa, voit ottaa suoraan yhteyttä asiantuntijaamme:
Tero Ramu
tero.ramu@t-base.fi
puh. +358 50 567 7536
Tutustu myös näihin:
Power BI Road Map
Harkitsetteko Power BI:n käyttöönottoa? Laadimme road mapin, jonka avulla saatte ratkaisusta kaiken irti.
Power BI -raportoinnin perusteet
Tässä Power BI -koulutuksessa opit, miten tehdään Power BI -raportteja sekä julkaistaan raporteista koontinäyttöjä pilvipalveluun.
—
This article is about Power BI which is Microsoft business intelligence and analytics solution. Power BI lets you easily visualize and share reports by using data from different sources. If you are interested in Power BI and would like to discuss how your organization could benefit from using Power BI, please do not hesitate to contact the Power BI consultant of T-Base:
Tero Ramu, tero.ramu@t-base.fi tel. +358 50 567 7536